SalesforceからHubSpotへの移行は、事前準備で成否の大半が決まります。
移行というと「支援会社に依頼した後」の作業に目が行きがちですが、実際にプロジェクトを左右するのは、依頼する前の準備です。支援会社に丸投げするのではなく、発注側が「自社に必要なものは何か」を把握しておくこと——これが、スムーズな移行の最大の鍵になります。
私はHubSpot Japanのカスタマーサクセスマネージャーとして200社以上を支援し、現在はSalesforceからHubSpotへの移行支援を専門に行っています。この記事では、移行を支援してきた立場から、移行前に発注側が確認・準備しておくべきことをチェックリスト形式でまとめます。
なお、移行プロジェクト全体の進め方については、SalesforceからHubSpotへの移行の進め方で解説しています。あわせてお読みください。
チェックリスト1：データの棚卸し
移行前にまずやるべきは、自社のSalesforceの中身を把握することです。具体的には、以下を確認してください。
- 自社のオブジェクトの数（オブジェクトとは、顧客・商談・活動履歴といった「データの種類ごとの入れ物」のことです）
- 各オブジェクトの中のレコード数（それぞれの入れ物に、何件のデータが入っているか）
- どのオブジェクトが実際に使われていて、どれが使われていないか
- 各オブジェクトの項目数
- 各項目の入力率（項目が用意されているだけでなく、実際にどれだけ入力されているか）
「そこまで細かく把握できない」という会社も多いと思います。全貌の棚卸しが難しくても構いません。最低限、**「業務でSalesforceのどのオブジェクト・どの項目を、どれだけ使っているのか」「何を移行したいのか」**が明確になっているだけで、移行は格段にスムーズになります。
支援会社の立場から正直に申し上げると、ここが整理されているお客様とそうでないお客様とでは、要件定義にかかる時間がまったく違います。
チェックリスト2：移行するデータの取捨選択
棚卸しの次は、「何を移すか」の整理です。
Salesforceには、最初から用意されているオブジェクトが数多くあります。また、長く使っていれば、過去に使っていたが今は使っていないデータもたくさん溜まっています。それらを全部移す必要はありません。むしろ、移行はデータを断捨離する絶好の機会です。
ここで大切なのは、「何を移行したいのか」を、できる限り発注側で明確にしておくことです。
もちろん、支援会社側もヒアリングを重ねて少しずつクリアにしていきます。それが仕事ですから、丸腰で相談に来ていただいても対応はできます。ただ、最終的にそのCRMは、支援会社のものではなくお客様自身のものになります。日々使い、データを溜め、経営判断に使うのは御社です。だからこそ、「自社にとって何が必要なデータか」は、発注側でクリアになっているほど良いのです。
チェックリスト3：マーケティング・営業アセットの棚卸し
棚卸しの対象は、データ（レコード）だけではありません。CRM上に作り込まれた「アセット」——業務のために作成してきた部品や仕組み——も、移行前に洗い出す必要があります。移行先で何を再現するかを決めるためです。具体的には、以下を確認してください。
- マーケティングオートメーション（MA）を移行する場合：フォーム、ランディングページ、ワークフロー（自動化の仕組み）、マーケティングメール など
- SFA（営業支援）を移行する場合：メールテンプレート、スニペット（定型文） など
- レポート・ダッシュボード：日々の会議や経営判断で、どんなレポートを使っているかの棚卸し
これらのアセットについても、「今も使っているか」「移行先で再現したいか」を取捨選択します。データと同じで、使っていないアセットまで全部移す必要はありません。長年の運用で溜まった使われていないフォームや誰も見ていないレポートは、ここで手放してしまいましょう。
チェックリスト4：連携している外部ツールの確認
見落とされがちで、かつ移行時に大きな問題になりやすいのが、外部ツールとの連携です。以下を確認してください。
- Salesforceがどんな外部ツールと連携しているか（メール、名刺管理、請求システム、自社の基幹システムなど、すべて洗い出す）
- その連携が「どのような仕組みの連携なのか」
連携には2種類あります。ワンクリックで設定できるシンプルな連携と、開発を伴ってカスタムで繋ぎ込んでいる連携です。前者であれば、HubSpot側でも同等の連携が用意されていることが多く、比較的スムーズに移せます。
問題は後者です。カスタムで繋いでいる連携の場合、その仕様書——どんな情報を・どのタイミングで・どうやって渡しているか——は必須です。 連携の詳細な仕様書がないと、移行時に大きく困ることになります。「昔の担当者が作ったが、資料が残っていない」という状態に心当たりがあるなら、移行を検討し始めた今のうちに、仕様書の所在を確認しておいてください。
チェックリスト5：現場での実際の使われ方の把握
チェックリスト1〜4のすべてに共通する土台が、これです。現場が実際にSalesforceのデータをどのように使っているかを把握すること。
管理側・経営側が「こう使っているはず」と思っている姿と、現場のリアルな使い方は、往々にしてずれています。管理画面上は立派な項目が並んでいても、現場は一部しか入力していない。逆に、正規の項目ではなくメモ欄に重要な情報を書き込んでいる——こうした実態は、現場に聞かなければわかりません。
管理側の理解だけで移行の要件を決めてしまうと、移行後に「現場が本当に使っていたデータが移っていない」という事態が起きます。現場のリアルな使い方を把握した上で、何を移行したいのかを明確にしてください。
チェックリスト6：移行のタイミング（最重要の注意点）
最後に、最も重要な注意点です。それは移行の「中身」ではなく「タイミング」の話です。
鉄則はひとつ。古いCRM（Salesforce）の解約直前に、移行をやらないこと。
移行プロジェクトは、余裕を持って進める必要があります。要件定義、設計、データ移行、テスト、現場への定着——それぞれに時間がかかりますし、途中で想定外の発見があるのが普通だからです。
目安として、できれば解約の半年前にはプロジェクトをスタートさせるべきです。データ量が多い、連携が複雑、関係部署が多いなど、規模が大きい場合は1年前からのスタートをおすすめします。
「まだ先の話だから」と思っているうちに、気づけば解約日が目前——これが、移行が失敗する典型パターンです。
チェックリスト7：SalesforceとHubSpotの違いを自社でも理解しておく
最後のチェック項目は、ツールの違いについての心構えです。
大前提として、Salesforceで使っていたすべてを移行できるとは思わないこと。 SalesforceとHubSpotは設計思想が違うツールです。同じことを完全に再現しようとすると、必ずどこかで無理が出ます。
だからこそ、移行したいものをリストアップした上で、取捨選択が必要になります。そのときに大事なのが、「変えてもいいもの・シンプル化してよいもの」と「変えてはいけないもの」を、自社で切り分けておくことです。
たとえば、「この承認の流れは商習慣上変えられない」「このレポートは経営会議に必須」といった譲れないものと、「この細かい入力ルールは、実は今の業務に合っていないので見直してもいい」といった手放せるもの。この切り分けは、業務を知っている発注側にしかできません。ここが発注側でも明確になっていると、支援会社との落としどころの議論が早く進み、移行は格段にスムーズになります。
実例：事前確認を怠って困ったケース
実際に、事前確認が抜けていたために大変なことになったケースを2つご紹介します。
解約日を把握していなかった
意外に思われるかもしれませんが、自社のSalesforceの解約日を正確に把握していないケースは、非常に多いのです。契約を締結した担当者が異動・退職していて、契約書の所在すら曖昧になっていることもあります。
「そろそろ移行しようか」と動き出したら、実は解約まで残り20日だった、2週間だった——こうなると、それだけでスケジュールが大きく変わります。本来なら順を追って進めるべき工程を圧縮せざるを得ず、確認が不十分なまま移行を強行するリスクを抱えることになります。まず契約書を確認し、解約日を正確に把握する。地味ですが、最初にやるべきことです。
連携の仕様書がなかった
もうひとつが、カスタム連携の仕様書が残っていなかったケースです。
自社のシステムなのに、自社ではもう分析できない状態になっている——こうなると、HubSpot支援会社側が中身を調べて棚卸ししていくことになります。しかし、元の仕様がわからない以上、その棚卸し結果が正しいのかどうかを、誰も確認できないという状況に陥ります。答え合わせのできないテストを解いているようなもので、時間もリスクも大きく膨らみます。
この2つの実例に共通する教訓はシンプルです。自社に必要なものは何なのか、自社が責任を持って把握しておく——これに尽きます。
まとめ：自社に必要なものは自社が責任を持って把握する
移行を成功させる最大のポイントは、支援会社選びよりも前にあります。「自社に必要なものは何か」を、自社が責任を持って把握しておくことです。
データの棚卸し、移行データの取捨選択、連携ツールの仕様確認、現場の実際の使われ方の把握、そして何より、解約日から逆算した余裕のあるスケジュール。この事前準備ができていれば、移行は驚くほどスムーズに進みます。
最後に、この記事の内容をチェックリストとして再掲します。移行を検討し始めたら、ひとつずつ確認してみてください。
移行前チェックリスト
- 自社のオブジェクト数・各オブジェクトのレコード数を把握した
- 使っているオブジェクト／使っていないオブジェクトを整理した
- 各オブジェクトの項目数・入力率を確認した
- 「何を移行したいか」を明確にした
- マーケティング・営業アセット（フォーム、LP、ワークフロー、メールテンプレート、レポート等）を棚卸しした
- 連携している外部ツールをすべて洗い出した
- カスタム連携の仕様書を用意した
- 現場での実際の使われ方を把握した
- 古いCRMの解約日を正確に把握した
- 解約日から逆算して余裕のあるスケジュール（半年〜1年前スタート）を組んだ
- SalesforceとHubSpotの違いを理解し、「残すもの・シンプル化するもの」を切り分けた
よくある質問
Q. Salesforceからの移行前に、何を準備すべきですか？
A. 大きく4つです。データの棚卸し（オブジェクト数・レコード数・項目の入力率の把握）、移行するデータの取捨選択（何を移行したいかの明確化）、連携している外部ツールの洗い出しと仕様書の準備、そして解約日の正確な把握です。特に解約日と連携の仕様書は見落とされがちなので、最初に確認してください。
Q. 移行プロジェクトは、いつ始めるべきですか？
A. 古いCRMの解約直前に始めるのは絶対に避けてください。要件定義からテスト・定着まで、移行には想定以上の時間がかかります。目安として解約の半年前、データ量や連携が多い大規模なケースでは1年前にプロジェクトを開始すべきです。
Q. 事前準備で一番見落としがちなことは何ですか？
A. 「解約日の正確な把握」と「カスタム連携の仕様書の準備」の2つです。解約日を把握していないと、残り期間が足りずスケジュール全体が崩れます。仕様書がないと、支援会社が棚卸しした結果が正しいかどうかを誰も確認できなくなります。この2つが抜けると、移行時に大きく困ることになります。
Salesforceからの移行のご相談・事前診断はHarekaへ
Harekaは、SalesforceからHubSpotへの移行支援を専門としています。この記事でお伝えしたデータの棚卸しや連携の確認といった事前診断の段階から、要件定義、データ移行、リリース後の定着まで一貫して支援します。
「チェックリストを見たが、自社だけでは棚卸しできそうにない」という場合もご安心ください。代表の岩間が全案件を一貫して担当する体制のため、診断から移行完了まで、担当変更なく同じ人間が伴走します。HubSpot Japanのカスタマーサクセスマネージャーとして200社以上を支援した経験と、Salesforceにも実際に触れてきた経験の両方をもとに、御社の現状を整理するところからお手伝いします。
「移行するかどうかまだ決めていない」という段階でも、ぜひお気軽にご相談ください。