ExcelからHubSpotへ――移行・構築を2週間で丸ごと代行

【導入事例】株式会社リクロス様 ― ExcelからHubSpotへの移行・構築を、約2週間で丸ごと代行

Excelのヨミ表と、メール配信ツールの配信情報。2か所にあったデータの設計・クレンジングから、フォームやダッシュボードの構築まで、Harekaが丸ごと代行しました。契約から約2週間・打ち合わせ3回で完了しています

株式会社リクロス様は、自治体ビジネスのマーケティング＆営業支援会社です。代表の木藤様は元自治体職員で、自治体営業に関する著書もお持ちです。Excelの「ヨミ表」で管理してきた顧客・案件を、HubSpotへ移したいとご相談いただきました。

数値ハイライト

指標	内容
導入期間	契約から約2週間
作成したフォーム	7個
画面設定	会社・コンタクト・取引のレコード詳細画面を設定
パイプライン設計	1本（取引ステージを設定）
ダッシュボード設計	1個（レポート約6個を作成）

お客様プロフィール

項目	内容
会社名	株式会社リクロス
業種	自治体ビジネスのマーケティング＆営業支援
代表	元自治体職員。自治体営業に関する著書あり
導入前	Excelの「ヨミ表」で顧客・案件を管理。メルマガの配信情報はメール配信ツール側で管理
導入後	HubSpot

やりたかったこと（Before）

木藤様は前職での経験から、CRMで自身の活動を正確に記録することの重要性をよく分かっていらっしゃいました。やりたかったのは、手元にある顧客・案件の情報と、メルマガの配信情報を、HubSpotの1か所にまとめることです。

立ちはだかったのは「取り込める形にする」作業

顧客・案件の情報はExcelのヨミ表に、メルマガの配信可否（オプトイン情報）はメール配信ツール側にありました。どちらも日々の業務のために作られたもので、HubSpotへのファイルインポートを前提にした形ではありません。移行するには、2つのデータを一度加工し、クレンジングする必要がありました。

ここで難しいのは、加工そのものより先に設計が必要になることです。HubSpotは会社・コンタクト・取引といったオブジェクトに分けてデータを持ちます。その構造を理解していないと、「どんなCSVに作り直せばいいか」が決められません。

設計が決まっても、次は加工の作業が待っています。手作業で進めるのは大変で、AIを使うにしても、慣れていなければ最適な加工方法を考えるところから時間がかかります。

設計のためにHubSpotを学ぶコストと、クレンジングそのものにかかる時間と労力。 この2つが、移行の最大のハードルでした。

支援内容

データの設計からクレンジング、取り込みまでをHarekaが代行しました。

1. 「何を見たいか」を先に決める

最初に手をつけたのは、目的とKPIの整理です。あわせて日々の業務を棚卸しし、HubSpotで何を見られるようにしたいのかを決めました。どのデータをどう加工するかは、この「見たいもの」から逆算して決まります。

2. HubSpotの構造に合わせて、CSVを設計し直す

1枚のヨミ表にまとまっていた情報を、会社・コンタクト・取引の3つに分けて組み直す形で、取り込み用のCSVを設計しました。メール配信ツール側の配信可否も、コンタクトの情報としてHubSpotに反映しています。

HubSpotのオブジェクト構造に当てはめるにはどんなファイルを用意すればいいか。ここが分かっていれば、加工の方針はすぐに決まります。

3. AIを使って、速く正確にクレンジングする

加工はAIを活用して進めました。たとえばヨミ表のメモ欄には、名刺交換や資料ダウンロードといった「どこで接点を持ったか」が、ほかの情報と一緒に書かれていました。このリードソースをAIで抽出し、専用の項目に分けています。項目になっていれば、リードの入口ごとに絞り込んだり集計したりできます。

元のメモは消さずにそのまま残しました。抽出で抜け落ちた情報があっても、いつでも元の記述に戻れるようにするためです。

4. 営業の目線で「どこに入れるか」を決める

今ある情報のうち、何をどの項目に入れ、何を新しく持つべきか。この判断には、HubSpotの知識だけでなく営業業務への理解が必要です。たとえば、将来アウトバウンドを始めるときにどこから当たるかを決められるよう、会社に優先度の項目を設けました。カスタムプロパティは全体で22個を設計しています。

5. 取り込んだデータを使うための構築

• Webフォーム：7個をHubSpot側で作成
• 画面設定：会社・コンタクト・取引のレコード詳細画面を、必要な情報がすぐ見える形に設定
• パイプライン：取引のパイプラインを1本設計し、取引ステージを設定
• ダッシュボード：1個を設計し、約6個のレポートを作成。月別・年度別のコンタクト作成数、商談数、確定受注額などが見える形に
• 会議ツール・議事録ツール：Google MeetとZoomに加え、議事録ツールのNottaをHubSpotと連携。商談の記録や議事録の文字起こしが、自動でHubSpotに取り込まれる設計に

進め方

打ち合わせは3回です。第1回で現状を確認して設計を固め、第2回でHubSpotの考え方をご説明し、第3回で作業内容のご報告と機能のご紹介を行いました。データの加工・クレンジングは、打ち合わせの合間にHarekaが進めています。

成果（After）

1. 自分のビジネスが、初めて数字で見えるようになった

最も大きな成果は、木藤様がご自身のビジネスを初めて数字で把握できるようになったことです。

• 営業活動を何件行っているか
• 商談が何件あり、それぞれどの段階にあるか
• 受注見込みの金額はいくらか
• 目標との差はどれだけか

これらが、ダッシュボードを開けばすぐに分かります。一度きりの集計ではなく、日々の活動を記録すればそのまま数字に反映されるため、この先もビジネスが見える状態が続きます。

2. 目標との差から、戦略を自分で立てられるようになった

現状と目標の差が見えるようになったことで、その差をどう埋めるかを考えられるようになりました。木藤様は、数字をもとに営業戦略やマーケティング戦略をご自身で立てられる状態になっています。

3. 契約から約2週間で、この状態に

お客様の声にもあるとおり、木藤様にとってHubSpotの構築は大きなハードルでした。そのハードルを越え、ビジネスが見える状態になるまでにかかったのは、契約から約2週間・打ち合わせ3回です。

お客様の声

過去にHubSpotを活用しようとしてコンタクトを取り込んだが、複雑で頓挫していました。とはいえ前職でCRMを活用した経験もあり、CRMで自身の活動を正確に記録し、健全に自身にプレッシャーをかけることの重要性は分かっていたので、知人の紹介でHareka様を知ったことをきっかけに依頼。構築が大きなハードルでしたが、彼の経験をフル活用して100%想像通りに構築していただきました。ただ構築するだけでなく、そもそもの目的やKPI設計、日々の業務の棚卸しまでできたのも良かったです。今後もHubSpot構築を考えている方がいたらHareka様を紹介しようかと思います。

株式会社リクロス 代表 木藤様

このレビューはHubSpot ソリューションマーケットプレイスのHarekaページにも掲載いただいています。

まとめ ― なぜHarekaだったのか

• HubSpotに取り込める形を知っている ― オブジェクト構造に当てはめるには、どんなCSV・データ構造にすればいいか。ここを熟知しているので、設計で迷いません。
• AIを使って、速く正確にクレンジングできる ― データ移行の経験をもとに、AIを活用した加工の進め方が確立しています。
• 営業業務が分かるから、判断が早い ― 「今ある情報をどうクレンジングし、HubSpotのどこに入れるか」を、営業の目線ですぐに決められます。
• 代表が一貫して担当した ― HubSpot Japan CSMとして200社以上を支援した経験をもとに、代表が最初から最後まで担当し、約2週間・打ち合わせ3回で完了しました。

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株式会社リクロス

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